Termos de Serviço

Última actualização: 24 de Maio de 2026 · v2

Estes Termos regulam o acesso e utilização da plataforma DocFlow, disponibilizada através de docflow.pt e app.docflow.pt (o «Serviço»). Ao utilizar o Serviço, o cliente («Cliente») concorda com estes Termos na íntegra.

1. Entidade

O Serviço é operado por DocFlow, com sede em Portugal e contacto em info@docflow.pt. Durante a fase de early access, os dados legais completos (NIF, morada, representante) são fornecidos a pedido.

2. Objecto do Serviço

O DocFlow é uma plataforma SaaS que recebe documentos (facturas, recibos, cartões de cidadão, minutas), extrai automaticamente os dados através de motores de OCR/IA, aplica regras de validação definidas pelo Cliente e entrega o resultado em sistemas destino (ERPs, folhas de cálculo, armazenamento cloud).

3. Conta e credenciais

• O Cliente é responsável por manter confidenciais as suas credenciais e API keys.
• Qualquer actividade registada com a conta do Cliente é da sua responsabilidade — contacte-nos imediatamente se suspeitar de uso não autorizado.
• Reservamo-nos o direito de suspender contas que violem estes Termos ou que ponham em risco a infraestrutura ou outros clientes.

4. Dados do Cliente

Os documentos e dados que o Cliente submete permanecem propriedade do Cliente. O DocFlow actua como subcontratante (processador, na acepção do RGPD) — trata os dados apenas para prestar o Serviço, nunca para fins próprios, nunca para treinar modelos. Detalhes em Política de Privacidade.

A utilização do Serviço constitui contrato de subcontratação ao abrigo do Art. 28 do RGPD, com o seguinte enquadramento mínimo (DPA simplificado — Clientes empresariais podem solicitar contrato formal em PDF):

• Sub-processadores — a lista vinculativa e actualizada vive em Política de Privacidade §6 (Cloudflare, Supabase, doc2json, Anthropic, Resend, Meta WhatsApp, Sentry). Alterações materiais a esta lista são comunicadas ao contacto principal do Cliente com 30 dias de antecedência; o Cliente pode opor-se e — se a oposição não for resolvível — cancelar o Serviço com reembolso pro-rata.
• Medidas técnicas e organizativas (Art. 32 RGPD) — descritas em Política de Privacidade §9: encriptação em repouso, hash de credenciais, TLS 1.3 em trânsito, audit log imutável, isolamento por organização.
• Confidencialidade — a equipa DocFlow está sujeita a dever de sigilo profissional sobre os dados do Cliente.
• Eliminação no fim — ver §7 abaixo: documentos e extracções eliminados em R2 + D1 até 30 dias após cancelamento (salvo obrigação legal de conservação).
• Notificação de incidentes — o DocFlow notifica o Cliente sem demora injustificada após tomar conhecimento de uma violação de dados pessoais que lhe diga respeito, conforme Art. 33.2 RGPD.
• Assistência a pedidos de titulares — o DocFlow assiste o Cliente, dentro do razoável, no cumprimento dos direitos de acesso, rectificação, eliminação, oposição e portabilidade exercidos por titulares dos dados que o Cliente trata na plataforma.

Esta secção é um quadro mínimo para early access. Clientes que precisem de DPA formal completo (todos os elementos do Art. 28.3 RGPD em PDF assinado), Anexo de Segurança detalhado, ou cláusulas adicionais (auditoria, sub-localização, retenção customizada) podem solicitar via info@docflow.pt.

5. Disponibilidade e limitações

• Durante early access, não é oferecido SLA formal. Fazemos esforço razoável para manter a plataforma disponível e comunicamos janelas de manutenção sempre que possível.
• Rate limits aplicam-se a integrações via API — valores default publicados em docflow.pt e ajustáveis mediante acordo.
• A extracção automática tem taxa de acerto tipicamente superior a 95% em documentos legíveis; documentos manuscritos, fotografados em más condições ou faxes podem exigir revisão manual.

6. Preços e facturação

Durante early access, o Serviço pode ser disponibilizado gratuitamente aos primeiros clientes-piloto. Quando o modelo comercial passar para pago, o Cliente será notificado com pelo menos 30 dias de antecedência e poderá optar por não continuar.

7. Cancelamento

O Cliente pode cancelar a sua conta a qualquer momento, enviando pedido para info@docflow.pt. Os documentos e dados são eliminados definitivamente até 30 dias após o cancelamento, salvo obrigação legal de conservação.

8. Limitação de responsabilidade

Na medida permitida pela lei, o DocFlow não é responsável por lucros cessantes, perda de oportunidade de negócio, nem danos indirectos. A responsabilidade máxima do DocFlow, em qualquer circunstância, fica limitada ao valor pago pelo Cliente nos 12 meses anteriores ao evento que originou a responsabilidade (ou a €100 durante early access gratuito).

9. Alterações a estes Termos

Podemos actualizar estes Termos para reflectir mudanças legais ou funcionais. Alterações materiais serão comunicadas por email ao contacto principal da conta, com pelo menos 30 dias de antecedência.

10. Lei aplicável e foro

Estes Termos regem-se pela lei portuguesa. Qualquer litígio será submetido ao foro da Comarca de Lisboa, com renúncia a qualquer outro.

11. Contacto

Dúvidas? info@docflow.pt.